外資系コンサル流「残業だらけ職場」の劇的改善術「個人の働き方」も「組織の体質」も変わる７つのポイント内容まとめ

◆１日６時間で働く
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「長時間マインド」を脱するための第一歩。それは「１日６時間で働く」ということ。１日の仕事は６時間であるという前提のもとに、タスク（やるべき仕事）とイベント（会議などの予定）を配置し、スケジュールを立てる習慣をつける。

予定外のタスクをバッファの２時間で吸収できる、あるいは、それまで３時間の残業を１・５時間に減らすことができる、かもね。

６時間＝前半３時間、午後３時間分の予定を入れる。

◆タスクは３０分区切りで行う
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①達成しようとするタスクを選ぶ
②タイマーを２５分にセットする
③タイマーが鳴るまでタスクに集中する
④５分休憩する
⑤ステップを２～４回繰り返したら長めに休憩する

メリット：大したこと出来ないと思っていた隙間時間を有効活用することができる。

◆一つのタスクを分割する
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上記のような大きなタスクを処理するだけの時間を確保できない場合（例えば提案書作成に３時間かかる場合、そのうち情報収集に３０分、仮設の構築に３０分、メッセージと構成に２時間かかる、というようにタスクを切り分ければいくらでもはめ込める余地があることに気付く）

タスクは分割できる場合がほとんどだという事に気付く重要性

コラム：キャノン電子では同じフロアの社員にメールを送信したことが３回見つかるとPC没収、５回見つかると降格。対面で話せば数秒で意図が伝わることもメールだと時間がかかるのが理由だそう。

◆コンプりーテッドスタッフワーク
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目的：上司の意思決定をスムーズにしようという考え。

例：自分の判断では薦められないタスク→上司に「どうしたらいいでしょうか」と聞いてしまうと、上司の解決策を検討してもらうことになる。場合によっては「後にして」と言われて、解決まで時間が延びてしまう。

解決法：上司が検討しなくても判断できるよう、問題に対して考えられる対応策を自分ですべて検討した上で、最良の対応策を選びます。対応オプションそれぞれについて、各案のメリット、デメリットを上げ、なぜこの対策を選択したかを説明する。

ここまで説明した上で、このように対応したいのですが、よろしいですか？と上司に聞けばいい。上司の検討時間を最短に減らすことができる。

◆松竹梅の案を出す時の効率的な方法
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リスクが発生した場合は、この４パターンを思い浮かべれば、それぞれのメリット、デメリットを比較することができるようになる。

①回避・・・原因を取り除いてリスクを避ける対応。例えば会議資料作成が間に合わない場合、会議そのものをリスケしてしてしまう。

②共有・・・リスクや責任の一部を他の人に移管する方法。いわゆる「お願い」

③軽減・・・リスクを許容可能なレベルまで減らす対応（会議の課題は資料が準備できているところまでにしてもらう）

④織り込み・・・リスクに対して対策をとらず受け入れてもらう。資料は口頭で。

◆ミーティングにいくらかかるか
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日本の平均的な企業で会議を行ったとき、部長１人、課長２人、係長３人、担当４人の計１０人が出席する１時間の会議の費用は「おおよそ１０万円」

１０万円の費用を承認なしでつかわせてくれる会社は少ないのに、会議となると承認なしでどんどん開催してしまうのは、時間に対するコスト意識が低いから。

◆対クライアントの現在のタスクを減らせないか
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私たちのサービスに期待することは何ですかといったアンケート調査を行う。

その結果に基づいて、要望が高い仕事については優先的にやる。

あまり期待されていない仕事についてはやめる。勝手にこの仕事は今後やりませんというのではなく、「みなさｎの要望を踏まえてこれはやりますが、これはやめます」という形でサービスレベルを決める。

相手にとっては「あったらいいなレベル」である可能性も高い。